Pourquoi rédiger un cahier des charges pour un site Internet ?

On entend souvent parler de “cahier des charges” mais il est difficile de réellement savoir de quoi il s’agit si nous n’en avons jamais eu devant les yeux. Est-ce si important ? À quoi ça sert ? Ça ressemble à quoi ? Nous allons essayer de répondre à vos interrogations au travers de cet article.

Le cahier des charges d’un site Internet, c’est quoi ?

Initialement utilisé dans le milieu du bâtiment, le cahier des charges est un document qu’on peut dire contractuel ayant pour but de décrire le projet dans son entièreté et de définir les objectifs à réaliser, les deadlines du projet, les contraintes,… Afin de suivre les avancées d’un bâtiment, constructeurs et ouvriers peuvent s’y référer.

Dans le cas de la création d’un site internet, le cahier des charges, tout comme le cahier des charges de refonte de site Internet, est établi entre le client et l’agence conseil en stratégie digitale, et permet à l’un comme à l’autre de se tenir informé de la démarche, et de se mettre d’accord sur le processus afin que cela corresponde aux attentes des deux parties.

Pourquoi est-ce utile de rédiger le cahier des charges d’un site internet ?

La fourniture par le Client d’un cahier des charges d’un site Internet en avant projet n’est pas obligatoire dans 100% des cas, les agences web qualifiées savent se projeter dans une mission sans avoir à le parcourir de fond en comble. Il est cependant essentiel à la bonne compréhension des attentes mutuelles et rôles de chacun. Sans cahier des charges, il n’est pas possible de préciser les termes de la mission, ou de savoir avec précision ce qu’il convient de faire. Si vous désirez obtenir un budget précis, et pas de surprises à la sortie, pensez-y en amont !

Il va permettre aux deux parties de cerner le périmètre du projet, et de poser le socle en ce qui concerne les missions et extra-missions : ce qui est attendu. Le cahier des charges, tout comme le cahier des charges de refonte de site Internet, permet également mettre en place un planning, et par la suite de vérifier que ce qui a été fait correspond à ce qui était attendu. S’il n’a pas été déterminé à l’avance, le budget va être défini par les tâches indiquées sur le cahier des charges, en fonction du nombre de page, des fonctionnalités, du niveau de prestation souhaité, et des garanties à mettre en place.

C’est, en principe, au client de rédiger le document selon un format proposé par l’entreprise. En règle générale, il s’assurera de présenter ce qu’il recherche, ses attentes, ses idées, etc. Une fois le projet commencé, il lui restera simplement à suivre l’avancement, vérifier que les rendus sont conformes à ses attentes, fournir les documents nécessaires (photos, GIFs, vidéos,…), et enfin régler ses factures. Nous verrons cela plus en détail dans la prochaine partie.

Pour ce qui est de l’agence, elle pourra estimer le coût du projet grâce à ce document, tout en faisant attention à la cohérence globale des besoins, et de la faisabilité de telle ou telle fonctionnalité, par exemple. Elle peut intervenir pour compléter les parties techniques en s’assurant ce qui est attendu puisse être conforme à ce qui a été défini dans le cahier des charges (nombre de pages voulues, design adéquat,…).

Nombreux sont les clients qui ne comprennent pas l’utilité de rédiger un tel document, et prennent cela pour une perte de temps. Or, il sera votre meilleur allié en cas de litige car il permet de sécuriser et le client, et l’agence, et de garantir une mission bien faite.

C’est pourquoi il est important de mettre l’accent sur la précision lors de la rédaction de ce fameux cahier des charges.

Étant donné qu’il s’agit d’un document contractuel, lorsqu’il est signé, il se doit d’être assez détaillé sur certains points. Dans le cas contraire, le bon sens s’applique : si une information n’a pas été assez détaillée, l’agence prendra l’initiative de faire au mieux, ou au plus simple tant que cela réalise ce qui est attendu.

Par exemple, si un formulaire de contact comprenant quelques champs classiques a été demandé par le client, sans plus d’explications, l’agence fournira un simple formulaire de contact. Pas question de demander ultérieurement à ce que les contacts reçus depuis le formulaire aillent s’intégrer automatiquement à un logiciel de gestion interne à l’entreprise (CRM) : il fallait le préciser en amont.

Dans ce cas précis, il sera toutefois possible de rédiger un avenant à ce cahier des charges, ou au chier des charges de refonte d’un site Internet, pour inclure cette nouvelle fonctionnalité, moyennant l’établissement d’un devis complémentaire et d’une revue du planning de travaux.

Concrètement, à quoi ressemble un cahier des charges pour un site internet ?

Maintenant qu’on en sait un peu plus sur ce qu’est un cahier des charges et à quoi il sert, il est important de savoir comment il se présente et quel est son contenu.

• Présentation : le client présente son équipe, son entreprise, son secteur d’activité, ainsi que tout élément pouvant apporter un plus pour la réalisation du projet. Il devra également présenter ses attentes pour le site internet, la raison pour laquelle il souhaite en faire réaliser un, en n’oubliant pas de détailler objectifs qualitatifs et quantitatifs du site, et éventuellement la cible ;
• Description graphique : au niveau graphique, il est demandé au client de fournir des informations concernant la charte graphique (couleurs, éléments visuels,…) et le design souhaité (niveau d’animations, effets 3D, etc.) ;
• Description des contenus : si vous disposez d’une arborescence des pages, vous devez la fournir. Bien que celle-ci puisse être améliorée par le prestataire, il est toujours intéressant de savoir quelles sont les informations que vous souhaitez mettre en avant sur votre site Internet. N’oubliez pas non plus de parler des contenus : avez-vous prévu de les rédiger vous-même ? Souhaitez-vous que l’agence le fasse ? Quid du SEO (référencement naturel), avez-vous les bonnes pratiques ou souhaitez-vous êtres accompagnés à ce sujet ?
• Description technique : le côté technique est, comme mentionné plus haut, souvent vu par l’agence directement. Toutefois, si le client s’y connaît ou a des requêtes très particulières, il est toujours bon de les indiquer. Celles-ci peuvent être les types de contenus (vidéos, GIFs, contenus téléchargeables,…), ou bien les caractéristiques fonctionnelles (possibilité d’effectuer des achats, avec tel ou tel module de paiement,…).
• Ce qui est attendu ainsi que les modalités :  listez également les prestations attendues, telles que l’intégration, le design, la maintenance du site, le nom de domaine, le type d’hébergement, la formation pour vos utilisateurs, etc. Vous pouvez également parler de vos contraintes budgétaires si vous ne souhaitez pas dépasser une enveloppe allouée, ou alors parler de plannings, si vous avez l’intention par exemple de sortir le site Internet à une date précise ou pour un évènement en particulier.

Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive, vous pouvez la modifier en fonction de ce que vous recherchez. S’il vous paraît important (comme ça l’est pour nous) de proposer des sites en exemple (cela peut être particulièrement utile pour la rédaction d’un cahier des charges de refonte de site Internet), ou bien d’aborder la question du référencement naturel, ou des contraintes quant à la maintenance ou la garantie du site, libre à vous !

Toutes ces informations permettent au prestataire de réaliser un devis en conséquence, et de planifier le projet. N’oubliez pas que le cahier des charges, avant d’être signé, sera revu par les deux parties. S’il y a des incohérences ou points impossibles à réaliser, l’agence vous le précisera.

Enfin, si le document final vous paraît trop long, il est possible de mettre certaines informations en annexes. Par exemple, la liste complète de vos employés si vous la jugez nécessaire à la réalisation de la page « qui sommes nous » de votre site. Les annexes permettent de juger de la quantité de travail à fournir sur certains points : une page contenant 200 employés ne se fera pas de la même manière qu’une page en contenant 15, par exemple.

En parlant de refonte… De quoi s’agit-il ? 

Une refonte de site Internet est un processus impliquant de modifier l’apparence de celui-ci. 

Cela consiste à réadapter la structure et l’apparence de l’existant dans le but d’être à jour techniquement ou simplement de convenir à de nouveaux objectifs (changement de stratégie, nouvelles tendances, changement de produit,…). 

Il existe 2 types de refonte, graphique et structurelle. 

La refonte graphique est, comme son nom l’indique, une modification du webdesign et de l’apparence visuelle du site Internet. L’accent est mis sur l’expérience utilisateur.

La refonte structurelle, quant à elle, joue sur la structure du site et de son contenu. Elle entraine de nombreux changements de l’arborescence et implique bien souvent un changement de CMS.

Les particularités du cahier des charges pour la refonte d’un site internet

Quand il s’agit non plus de la création d’un site Internet mais d’une refonte, le contenu du cahier des charges varie légèrement.

En effet, il vous sera demandé de parler de l’existant (qu’avez-vous sur votre site, qu’est ce qui fonctionne ou non, que voulez vous garder,…), de prévoir le maintien du SEO, et de bien préciser si toutes les fonctionnalités sont visibles (et si non, les indiquer).

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Ça y est, vous êtes désormais incollables sur les cahiers des charges et leur utilisation propre aux sites Internet !

Gardez bien en tête que ce document effrayant n’est pas indispensable et peut être remplacé par un brief de projet, un backlog fonctionnel, ou matérialisé à travers le devis, il nous arrive chez 69pixl de ne pas en demander à nos clients, car quoi qu’il arrive, la rédaction d’un cahier des charges fonctionnel est la première étape que nous réalisons au démarrage d’une mission.

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