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5 situations où vous pourrez gagner en productivité et en efficacité

22/09/2021
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Nombreuses sont les entreprises qui, aujourd’hui encore, effectuent la plupart de leurs actions sur papier ou à l’aide de méthodes obsolètes, sans prendre en compte les évolutions technologiques.

 

Des papiers qui débordent, des tableaux Excel dans tous les sens, des processus de décisions trop complexes.. Chacune comporte de lot de tâches sans valeur ajoutée qui sont chronophages et qui, mises bout à bout, peuvent entraîner une véritable perte de temps.

 

Pour une entreprise, effectuer une transformation digitale devient nécessaire afin de garder une bonne image auprès de ses clients et prospects, et s’adapter aux attentes et aux besoins des deux parties.

 

Pour illustrer cela, voici différentes problématiques métiers que l’on peut fréquemment relever, et pour lesquelles une réflexion peut s’imposer afin d’améliorer ses performances ou son organisation.

 

Exemple 1 : Les adhésions en format papier

 

Pour adhérer à une mutuelle ou à une assurance, il nous est demandé de remplir des formulaires. Et, bien souvent, ceux-ci sont encore sous format papier. Rien de moins pratique que les formulaires papiers, qui impliquent beaucoup d’échanges par téléphone ou par mail, entre le client et le commercial, ou bien encore avec les secrétaires.

 

Contrairement à un formulaire en ligne par le biais d’une application web qui se veut rapide, pratique et adapté à tous, les formulaires papiers peuvent être un risque de mauvaise saisie, de calculs erronés, ou bien encore de pertes d’informations. De plus, il n’est pas facile pour tout le monde d’imprimer et de réunir des documents physiques.

 

En tant qu’entreprise, mettez-vous du côté de vos futurs clients, qui utilisent aujourd’hui leurs ordinateurs et smartphone pour tout.

 

Quels seront vos arguments face à vos concurrents qui proposent déjà des applications de suivi lorsque ceux-ci vous demanderont comment accéder à leur compte ou suivre leurs dossiers ?

 

Exemple 2 : Suivi d’envoi et remboursement de notes de frais

 

Tout le monde sait ce qu’est une note de frais. Dans la majorité des cas, il s’agit d’une avance d’argent par quelqu’un pour le compte de son employeur. Par la suite, cet argent fera l’objet d’un remboursement.

 

Bien trop souvent malheureusement, le processus en place pour se faire est dépassé : il faut scanner les documents, les imprimer, télécharger un tableau Excel à compléter en reprenant tous les éléments, pour enfin tout renvoyer par La Poste, et attendre que son relevé soit traité par le service compétence.

 

La perte de temps que cela entraîne n’est pas négligeable de part et d’autres, d’autant plus que l’envoi de documents peut être une source d’erreurs considérable : entre ceux non-signés, les pièces-jointes erronées ou en double, les erreurs de calculs dans les tableaux, … on peut s’y reprendre à plusieurs fois.

 

Ce processus manuel rend également difficile la traçabilité des notes de frais, il est compliqué de disposer d’un historique, et à moins de faire soi-même le travail d’historisation, on peut rapidement oublier ce que l’on s’est fait rembourser, ou pas, ou ce qui est en attente. Le fait de passer par La Poste entraîne de plus une certaine inertie : délais de livraison, pertes éventuelles ou dommages pendant le trajet, courrier qui s’accumule,… il n’en est que plus compliqué pour la personne en charge de permettre le remboursement de ces notes dans les meilleurs délais.

 

La mise en place d’un processus digital permettrait un gain de temps et d’efficacité ainsi qu’une meilleure gestion : un tableau Excel, ça se transforme en table de saisie en ligne. Des notes de frais scannées ? Rien de plus simple que de les mettre en pièces-jointes. Pour authentifier le tout ? Un compte utilisateur, une signature électronique, et le tour est joué..

 

L’envoi est rapide, le service en charge du remboursement reçoit tout automatiquement, et peut les traiter dans la foulée, depuis la même interface. En bonus,  comme les données sont enregistrées, l’historique de remboursement est créée et consultable en permanence. Plus aucun risque de se demander pendant des heures si tel ou tel ticket de caisse retrouvé dans une poche de veste a fait l’objet d’un remboursement ou doit être envoyé à nouveau.

 

Exemple 3 : Les factures et relances sans possibilité de paiement en ligne

 

Suite à une prise de sang, votre laboratoire d’analyses médicales vous fait parvenir une facture par la poste. Un peu tête en l’air sur le moment, vous recevez à plus tard une relance toujours sous format papier. Le jour où vous décidez de régler, aucune information visible sur les courriers : pas de RIB, pas de standard téléphonique pour payer en CB, pas de site web. Seule solution à priori ? Régler par chèque que l’on envoi par la Poste.

 

Qu’arrive-t-il alors aux personnes n’ayant pas de chéquier et se retrouvent donc sans possibilité de payer ? C’est un mode de paiement de plus en plus délaissé par les jeunes et les particuliers, quoi que l’on en pense. Pour les autres, il faut alors prévoir un timbre, une enveloppe, faire son chèque, aller le poster, et espérer qu’il arrive à bon port. Pas mal d’effort à fournir pour pas grand chose, non ? (NDLR ; cela nous est arrivé le mois dernier, pour un montant de 2,24 euros restant à charge !)

 

Du côté entreprise, cela engendre pas mal de choses : délais d’encaissements très longs, multiplication des impressions et des envois postaux, comptabilité avec des écarts en permanence, long temps de traitement des chèques reçus et des mises à l’encaissement (si tant est que l’expéditeur du chèque a bien pensé à indiquer une référence sinon c’est parti pour un long rapprochement comptable !)

 

Instaurer un processus de paiement en ligne n’est pourtant pas bien compliqué. Synchroniser quelques informations essentielles à l’identification du destinataire de la facture, mettre à disposition une interface sécurisée en ligne, ajouter une ligne sur le courrier précisant « pour régler votre facture par carte bancaire ou PayPal, rendez-vous à l’adresse « jepaiemafacture.sansplustarder » », l’identifier à la connexion, et quelques secondes plus tard le recouvrement est fait ! Les entreprises qui proposent la fonctionnalité de paiement en ligne sont en moyenne payées 15% plus tôt que ceux qui ne le proposent pas.

 

Bon à savoir : 21% des Français souhaitent que le processus pour les paiements soit rapide et ne nécessite quasi aucune action de leur part. (Étude Retail, Adyen, octobre 2020)

 

Exemple 4 : L’anticipation des contrôles et la prise en compte de la législation

 

Il est fréquent, particulièrement pour les entreprises spécialisées dans la construction, d’avoir des contrôles de l’URSSAF ou de l’inspection du travail.

 

Souvent imprévus, ces contrôles nécessitent une mesure précise de la présence des employés sur le chantier, ainsi que de leur régularité. Visas, permis, cartes d’identité, tout est contrôlé, jusqu’aux justificatifs de facturations de la part des sous-traitants qui envoient les travailleurs sur les chantiers !

 

Il faut alors ressortir les dizaines de tableaux Excel en pagaille, et gérés la plupart du temps par des personnes dont ce n’est pas le métier, fouiller dans ses dossiers pour remettre la main sur des feuilles de présences, et enfin synthétiser le tout.

 

Et ne parlons pas des documents qui sont susceptibles de se perdre ou de ne pas être à jour ! En plus de constituer une perte de temps énorme pour l’entreprise, cela peut retarder les processus de certains travailleurs et de ce fait retarder des chantiers.

 

Pour parer à ce genre de situations désagréables, des solutions existent, et l’automatisation des processus en est une.

 

Avec une simple application web disponible sur tous les appareils concernés, documents et tableaux sont regroupés en un seul lieu, beaucoup plus simple d’utilisation. Les informations de chaque travailleur deviennent plus faciles d’accès, tant pour le pointage que pour quelconque contrôle.

 

Grâce à une meilleure transmission de l’information et à une gestion des plannings simplifiée, le contrôle est optimisé et octroie une certaine sécurité aux employés, en leur permettant de toujours être en règle vis à vis de la législation.

 

Découvrez comment nous avons facilité la gestion d’un chantier de 8500 employés à travers le développement d’une application web pour le compte de la société Eiffage Construction.

 

Conclusion

 

Ces situations sont toutes issues d’expériences personnelles de la part de l’auteur, ou de problématiques rencontrées par des clients de notre agence web.

 

Nous sommes heureux de pouvoir mettre à disposition nos connaissances et compétences afin de propulser ces entreprises dans une nouvelle ère, où les tâches redondantes et ennuyantes ne font plus partie de leur quotidien.

 

Vous faites vous-même partie d’une entreprise qui rencontre ce type de problématique ? Contactez-nous dès à présent pour étudier votre projet !

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