Développement base de données Maison Routin

Née au cœur des Alpes, 1883 est une sous marque de la Maison Routin, spécialisée dans la confection de sirops d’excellence pour barmen et baristas.

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Comment développer une plateforme collaborative pour gérer une large base de données de recettes » 
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Une plateforme collaborative

La célèbre Maison Routin propose une gamme complète de sirops, sauces, et créations fruits pour professionnels : il s’agit de la gamme 1883.

Présents sur la scène des sirops hauts de gamme depuis de nombreuses années, l’entreprise française compte de nombreux collaborateurs situés aux quatre coins du monde, et chacun plus inspiré que les autres pour créer de nouvelles recettes.

A ce jour, plusieurs milliers de recettes ont été imaginées par les Brand Ambassador et équipes commerciales de la marque.

Seul bémol, le fait d’être présent à travers le globe et d’avoir une équipe aux habitudes de travail variées peut causer quelques soucis de partage d’informations ! Il peut en effet être compliqué d’obtenir la recette phare d’un collègue français lorsque l’on est commercial aux Etat-Unis, si celle-ci est stockée sur son ordinateur.

En plus de cela, la gamme 1883 est en perpétuel mouvement : entre les nouveaux produits, ceux qui sont mise en pause, certaines recettes rendues exclusives pour des clients, … Cela fait beaucoup d’informations à garder à jour en permanence.

Notre agence en développement web a été sollicitée pour développer une plateforme performante, collaborative, toujours à jour, et accessible par les collaborateurs de la Maison Routin de partout, et tout le temps.

Le challenge était de taille : développer une plateforme pour accueillir des milliers de recettes, performante partout dans le monde, tout en proposant une administration simple, et des fonctionnalités business à forte valeur ajoutée.

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Place à l'expérience utilisateur

Qui dit plateforme collaborative dit collaboration. Comprendre par là que de nombreux utilisateurs vont s’en servir, que ce soit pour de la saisie de recettes, de la recherche, consultation, et enfin de l’export. Différents utilisateurs vont donc interagir avec la base de données de recettes, à différents niveaux d’utilisations.

C’est là qu’intervient notre pôle webdesign et expérience utilisateur, afin de comprendre d’une part les objectifs des uns et des autres dans le but proposer une navigation adéquate quelque soit les besoins des utilisateurs connectés sur la plateforme.

Les administrateurs ont pour objectif pour gérer les autres utilisateurs (en cas d’arrivée ou sortie de la société), les secteurs d’activité, ainsi que les produits de la gamme (nouveaux ou retirés du marché). Nous avons décider de leur proposer un accès simplifié composé d’interfaces leur permettant de superviser les opérations.

Le rôle du Brand Ambassador est d’envergure : imaginer, créer, et saisir des milliers de recette. Pour se faire sans gaspiller de temps, il a besoin d’une interface épurée, avec toutes les informations essentielles à portée de main, tout en disposant les champs de saisie dans un ordre logique de traitement. En bonus : la possibilité de dupliquer puis modifier des recettes, lui permettant de saisir en quelques instants seulement des recettes très similaires à d’autres.

Du côté des Commerciaux, censés promouvoir la marque en présentant des recettes à leurs potentiels clients, les fonctions de recherche, consultation, et export de la plateforme sont les plus importantes. Concernant les recherches, c’est simple : tout ce qui compose une recette sert de critère de recherche, tri ou filtre. La consultation est quant à elle optimisée, les informations sont condensées sur un seul écran, avec toutes les informations à portée de main : ingrédients, produits, étapes de préparation. L’export se fait en format powerpoint, afin que les recettes puissent être retouchées au besoin par les utilisateurs disposant d’une licence.

Bonus : l’utilisateur peut choisir parmi une liste de pages de gardes intégrées pour l’occasion et ainsi bénéficier d’un document prêt à l’emploi.

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Des fonctionnalités à forte valeur ajoutée

La base de données de recettes de la Maison Routin ayant vocation à accueillir des milliers de recettes et des dizaines d’utilisateurs, il a fallu réfléchir à des fonctionnalités à forte valeur ajoutée pour les utilisateurs. En voici quelques unes :

La fonctionnalité d’exclusivité d’une recette : cela signifie qu’un Commercial, ou que la marque a vendu la recette à un client pour une durée précise.

Lorsqu’un utilisateur indique sur une recette que celle-ci est exclusive, les autres utilisateurs peuvent encore la consulter mais plus l’exporter afin de ne pas la proposer à d’autres clients par inadvertance.

L’export multiple : pouvoir transformer une recette saisie sur la plateforme en un document powerpoint c’est bien. Pouvoir en sélectionner plusieurs en même temps, c’est mieux, car cela permet de ne pas avoir à réaliser 10 exports consécutifs.

Il suffit pour se faire d’ajouter des recettes « au panier », puis de réaliser un export de masse.

Les conversions oz/cl : qui dit recettes dit quantités, et qui dit groupe international dit différents systèmes de mesure des ingrédients ! Pour ne laisser personne sur la touche, chaque utilisateur à l’origine d’une recette peut la créer dans son propre système de mesure. Les utilisateurs français par exemple vont parler de centilitres, là où les américains vont utiliser les onces. Pour autant, un Commercial français doit pouvoir comprendre la recette et l’exporter pour ces clients utilisants le même système.

Nous avons donc travaillé au développement d’un système complet et sur mesure de conversion des unités sur les formulaires de saisie, les fiches à consulter, ou même au moment de l’export par le fait de choisir ses unités de volume.

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Des bénéfices à tous les niveaux

Il existe de nombreuses raisons qui poussent les entreprises à entreprendre le développement d’une plateforme collaborative : gain de temps, besoin de centraliser des informations, faciliter de traitement, sécurisation des données… Il n’est pas faux de dire qu’aujourd’hui chaque société traîne son lot de tâches redondantes à réaliser, leur faisant gaspiller de l’énergie et du temps qu’elle pourrait concentrer à maximiser la valeur ajoutée pour ses clients.

Les objectifs principaux de la Maison Routin ont été atteints : les commerciaux peuvent être plus réactifs pour traiter les demandes des clients grâce à la recherche poussée et pour produire des propositions commerciales grâce aux fonctions d’export ; et les Brand Ambassador ont la certitude que les recettes qu’ils créent sont désormais harmonisées et disponibles à tout moment sans risque de perte d’information.

Tous les utilisateurs peuvent se connecter à n’importe quel moment, peu importe leur emplacement sur la planète, et travailler en toute liberté sans risque d’interruption ou sans avoir à multiplier les échanges de mails ou appels avec leurs collègues.

Quelques semaines après la mise en ligne de la plateforme de test, nous avons pu recueillir les avis des premiers utilisateurs ayant saisi des recettes ou effectué des recherches afin d’appliquer des modifications d’usage pour rendre leur quotidien toujours plus simple.

Agrémentée de plusieurs centaines de recettes quelques mois plus tard, nous ne pouvons que féliciter l’équipe de l’agence intervenus sur cette mission rondement menée !

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