Et si vous transformiez votre fichier Excel en application web ?

Il n’est plus vraiment utile de présenter Excel. Logiciel tableur développé par Microsoft, il nous permet de créer des calculs numériques, classer des informations, générer des graphiques, ou bien encore analyser des données.

Parmi ses usages les plus courants, il permet de suivre des dépenses, gérer des projets, calculer des prévisions, faire des statistiques, et bien d’autres encore.

Mais entrons directement dans le vif du sujet : Excel n’est pas ce que l’on peut catégoriser de logiciel professionnel.

Bien qu’utile sur de nombreux aspects, il comporte en effet son lot d’inconvénients, comme tout logiciel que l’on fait dévier de son usage initial, qui est en l’occurence de réaliser des feuilles de calcul. Il est de plus en plus fréquent que les utilisateurs cherchent une alternative plus adaptée à leurs besoins, surtout dans le cadre professionnel.

Pourquoi convertir un fichier Excel ?

Voici certaines des problématiques les plus courantes relatives à l’utilisation de ce tableur dans le monde du travail.

• Fonctionnalités : Bien qu’il est assez tentant de faire le rapprochement entre « fonction » et « fonctionnalité », Excel ne dispose pas réellement de fonctionnalités. Le fait de mettre des formules « SI », de concaténer des cases, ou de réaliser une moyenne, est le fait d’utiliser des fonctions du logiciel. Une fonctionnalité, c’est par exemple exporter une base de données de manière automatique tous les 3 jours. Excel est un outil indispensable, mais qui ne se suffit pas toujours à lui-même. Si l’on veut disposer de processus complets, il doit en effet être couplé à d’autres classeurs, d’autres dossiers, ou encore à d’autres outils.

• Flexibilité : Bien que pouvoir mettre des formules conditionnelles ou déplacer des colonnes avec facilité déconcertante fasse le charme de cet outil dans la catégorie « logiciel à tout faire », cela en fait aussi une de ses plus grandes faiblesse. Quelques mauvaises manipulations, erreurs de copier coller, confusion de formule dans une case qui est elle-même à l’origine de nombreuses autres formules, et l’on peut rapidement réduire à néant des centaines d’heures de travail.

• Prise en main : Il n’est pas nécessaire de disposer de compétences particulières en informatique pour manier Excel, à condition de faire preuve de logique, et d’avoir un esprit un poil mathématiques pour aborder les formules et automatisation. Dès que l’on désire aller plus loin, une formation est obligatoire si l’on veut éviter de faire partie des 88% de feuilles de calcul contenant une erreur.

• Construction et interprétation : Sur ces deux aspects, il s’agit d’un support très clairement personnel. Même s’il n’est pas nécessaire d’être un expert logiciel pour comprendre un tableau Excel, celui-ci est forcément dépendant du point de vue de la personne l’ayant créée. C’est lui qui a pris les décisions de mise en forme, de disposition, et des formules de calcul. Il n’est donc pas rare que cela cause des problèmes de compréhension si différents participants au tableau n’ont pas les mêmes habitudes de travail.

• Collaboration et versionnage : Travailler à plusieurs sur un tableau Excel peut vite devenir compliqué. Pour partager le fruit de son travail, il n’y a pas cinquante méthodes. Il faut le mettre à disposition au sein d’un dossier partagé, d’un Intranet, ou de l’envoyer par email. Multipliant les actions, encombrant, et niveau suivi, on a connu mieux. Qui n’a jamais dû recommencer tout son travail après avoir passé des heures sur une version obsolète d’un tableau, sans s’en rendre compte, ou parce que son collègue ne lui a pas envoyé la dernière version du tableau ?

• Compatibilité et accessibilité : Prévu pour un usage bureautique, bien que les dernières versions prévoient un affichage adapté à tous types d’écrans, Excel n’est clairement pas confortable sur mobile ou tablette. Pratique lorsque vous êtes devant un ordinateur, il ne permet pas d’être utilisé dans toutes les situations. Exit donc les conducteurs de travaux qui suivent les approvisionnements sur les chantiers en allant de zone en zone, les commerciaux sur leur téléphone pour leur fichier client, ou les restaurateurs n’ayant pas la place de mettre un écran 24″ sur leur comptoir pour suivre les réservations.

• Temps : Le temps passé sur son fichier Excel est considérable. Entre tous les changements, les formules à rentrer, les erreurs à corriger, cela ne s’arrête jamais. D’après une étude de l’IDC (International Data Corporation), sur 5.5 millions d’utilisateurs en Europe, on estime à 2 milliards le nombre d’heures perdues par an avec l’utilisation d’Excel. Les utilisateurs réguliers de l’outil perdent en moyenne 9 heures par semaine à réaliser des tâches n’ayant strictement aucune valeur ajoutée : correction, mise en forme, réflexion, recherche d’erreurs, changements d’avis.

• Coût : Pour accéder à Excel, il faut tout d’abord souscrire à une licence Microsoft comprenant d’autres applications. Le prix de ces licences varie en fonction de l’utilisation qu’on en a, ou bien de si l’on est une entreprise plus ou moins grosse, ou bien un particulier. Toutefois, cette licence est à payer tous les mois, et peut vite revenir chère si le nombre d’utilisateurs est important.

Développer une application web, une alternative efficace ?

Tout d’abord, il faut savoir qu’il existe plusieurs alternatives à la version logicielle du tableur de Microsoft.

Google Sheet, par exemple, est complètement gratuit. Basé sur la suite Web de Google, c’est un système collaboratif qui permet au créateur de la feuille de calcul en ligne de la partager à qui il le souhaite, tout en choisissant le pouvoir de modification de chacun (éditeur, contributeur, lecteur). Les utilisateurs peuvent accéder à n’importe quel moment aux fichiers et depuis n’importe quel support, à condition d’avoir un compte Google.

Bien que répondant aux aspects liés au manque de collaboration, ainsi qu’aux partages complexes et versions hasardeuses, il n’en reste pas moins que cet outil reste un tableur, c’est à dire limité en fonctionnalités, et tout aussi chronophage que la version logicielle.

De plus en plus d’entreprises font alors appel aux professionnels du digital, comme notre agence web, pour envisager de se tourner vers une application web. Comment ces solutions permettent-elles de répondre aux problématiques rencontrées par les tableurs classiques ?

• Fonctionnalités : Une application web est par définition un concentré de fonctionnalités. En plus de pouvoir reprendre l’ensemble des fonctions utiles provenant de vos tableurs, il est possible d’analyser tous les outils annexes dont vous vous servez et d’étudier vos besoins afin de définir toutes les fonctionnalités utiles en fonction des besoins de l’entreprise. Plus besoin d’avoir 16 tableaux et 3 logiciels pour suivre vos prospects, tout est centralisé.

• Flexibilité : Tout aussi flexible sur les possibilités et l’utilisation au quotidien, tout est réfléchi pour tendre vers un risque zéro. En fonction des besoins, il est nécessaire de cadrer la mission à travers la rédaction d’un cahier des charges précisant le périmètre d’action du logiciel. Ce cahier des charges s’accompagne d’une réflexion sur les parcours utilisateurs pour faire en sorte que ceux-ci ne puissent pas réaliser des actions pouvant avoir un impact négatif sur les opérations qu’ils entreprennent.

• Prise en main : Même s’il faut un court temps d’adaptation comme pour toute nouveauté ou tout nouveau processus implémenté, la formation se cantonne… à la plateforme, contrairement à Excel, qui nécessite une formation à l’outil, aux formules de calculs, aux macros, et même parfois aux mathématiques. Les compétences en informatique individuelles des utilisateurs n’ont pas d’impact lorsqu’il s’agit de l’utilisation d’une application web contrairement à un tableur Excel où les personnes ayant des affinités avec les outils de calcul.

• Construction et interprétation : Développée d’après un cahier des charges conçu en collaboration avec les futurs utilisateurs et les porteurs de projet, l’application web réside avant tout sur une vision commune, et des besoins identifiés. Une fois les travaux de réflexion aboutis, et l’application testée afin d’être ajustée sur mesure, il n’y a plus de place à l’interprétation, car il n’y a pas 20 moyens de réaliser la même action, comme cela pourrait être le cas sur un tableur.

• Collaboration et versionnage : C’est l’essence même d’un application web, puisque c’est l’essence même du web : le partage. Les utilisateurs sont définis en amont, leurs rôles respectif également. Pour s’y rendre, il suffit d’accéder à une adresse l’URL depuis un navigateur Internet. L’outil étant commun à tous, les sauvegardes se font en direct, tout le monde dispose de la dernière version, et il n’y a aucun risque d’écraser le travail des autres. Toute personne étant identifiée, il est possible de retracer les actions, et corriger les erreurs d’après des historiques de modification et d’évolution.

• Compatibilité et accessibilité : Une réflexion en amont du projet permet de déterminer quels seront les supports d’utilisation pour les différents rôles de la plateforme. Si l’outil doit être utilisé en version tablette par les commerciaux, en version desktop par les gestionnaires, et en version mobile uniquement pour les managers, c’est prévu, et l’interface est personnalisée pour chacun d’entre eux, en fonction de leurs usages.

• Temps : Un des objectifs principaux lié à la transformation d’un tableau Excel en application web, c’est de gagner du temps, ou du moins d’éviter d’en perdre. Toutes les fonctionnalités développées le sont dans le même objectif : être plus efficace, automatiser les tâches, combiner les outils, et ne pas avoir à revenir 5 fois sur une chose déjà faite.

• Coût : Contrairement à l’utilisation d’un tableur, des frais sont à prévoir en début de projet. Il s’agit des couts d’amorçage, qui regroupent l’analyse des besoins, les présentations, et plus globalement l’ensemble de la réflexion. Par la suite, il convient de prévoir les dépenses liées à la conception de l’application : prototypes, maquettes graphiques, développement, et tests. Les tarifs sont généralement calculés en fonction du temps qui va être alloué au projet. Une fois l’application lancée, il convient de s’acquitter de frais d’hébergement et de maintenance tous les ans.

Si le coût de développement peut faire frémir aux premiers abords, il convient de toujours le rapporter à ce que cela apporte en contrepartie :

• Combien de temps économisent vos collègues et collaborateurs par mois ? Sont-ils plus productifs, plus heureux au quotidien ?
• Est-ce que la transformation digitale de votre société et le fait de donner des outils performants à votre équipe permet d’améliorer votre image ?
• Vos nouveaux processus automatisés vous permettront-ils d’allouer du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ?

Envie de changer pour une web app ?

Même s’il est assez simple de comprendre en quoi le développement d’une application web peut permettre de gagner en tranquillité et en productivité, tous les tableurs Excel ne sont pas à remplacer. Ils sont bien utiles dans de multiples situations, et ont une longue vie devant eux. Nous mêmes sommes utilisateurs de tableaux dynamiques que nous n’échangerions pour rien au monde, tant ils sont précieux et efficaces.

Vous êtes utilisateurs de fichiers Excel, vous estimez y perdre du temps, ou vous vous posez des questions existentielles à leur sujet ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre équipe pour en discuter : c’est totalement gratuit !

Et si vous avez besoin d’en apprendre plus sur les applications web, l’équipe de 69pixl a rédigé tout une série d’article sur le sujet ! Le premier concerne le processus dédié à cette phase d’amorçage.